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Como trazer o e-mail do Gmail, do Outlook ou de outro provedor para a Softagon

A equipe Softagon traz a caixa inteira do Gmail, do Google Workspace, do Microsoft 365, do Outlook ou de uma hospedagem com cPanel para o e-mail da Softagon, com pastas, datas e marcações, sem você exportar nada. O endereço de e-mail não muda. Depois da troca, cada pessoa cria a senha pelo convite e instala o aplicativo do webmail.

Atualizado em

Passo a passo para migrar o e-mail de outro provedor para a Softagon

  1. Peça a migração à equipe Softagon

    Diga de qual provedor vem o e-mail: Gmail, Google Workspace, Microsoft 365, Outlook, hospedagem com cPanel ou outro. A equipe migra a caixa inteira de qualquer provedor, e você não precisa exportar nada. Peça antes de trocar o DNS do domínio.

  2. A equipe copia as caixas

    A equipe Softagon copia cada caixa para o e-mail novo, com as pastas, as datas originais e as marcações das mensagens.

  3. Troca do servidor e passada final

    Em seguida, a equipe troca o servidor que recebe o e-mail do domínio (o registro MX). Por algumas horas, enquanto a mudança se espalha pela internet, parte das mensagens ainda chega ao servidor antigo. Por isso a equipe faz uma passada final, que copia essas mensagens para a caixa nova.

  4. Crie a senha e confira pastas, contatos e agenda

    Cada pessoa cria a senha pelo convite e entra no webmail. Confira as pastas e as mensagens e importe os contatos (vCard) e a agenda (.ics) do provedor antigo. Refaça os filtros e a assinatura, que não vêm junto.

  5. Instale o aplicativo do webmail

    No celular e no computador, instale o aplicativo do webmail no lugar do programa de e-mail antigo. Se o seu trabalho exige mesmo o Outlook, use uma senha de aplicativo. Depois, tire a conta antiga dos aparelhos.

Vou perder mensagens na migração?

A migração foi feita para isso não acontecer. A equipe copia a caixa inteira, com pastas, datas e marcações, e faz uma passada final depois da troca do servidor para copiar o que ainda chegou ao servidor antigo. O endereço de e-mail não muda.

O que eu vejo durante a troca do servidor?

O e-mail novo passa a chegar na caixa nova. Durante as primeiras horas, até a mudança se espalhar pela internet, parte das mensagens ainda chega ao servidor antigo.

  • Mensagens daquelas horas podem chegar com atraso.
  • As mensagens antigas aparecem à medida que a importação avança.
  • O endereço de e-mail continua o mesmo.

E os marcadores do Gmail?

Os marcadores do Gmail viram pastas no e-mail novo. Uma mensagem que tinha dois marcadores aparece nas duas pastas.

Posso importar sozinho?

A caixa inteira vem pela equipe Softagon, porque o webmail não tem importação por IMAP. Sozinho, você importa mensagens avulsas em .eml ou em .zip com arquivos .eml.

  • Com a mensagem aberta: "Mais ações" (⋮) e "Importar .eml ou .zip".
  • Na pasta: botão direito e "Importar .eml ou .zip...".
  • A mensagem entra com a data original, e o limite é de 75 MB por mensagem.
  • Arquivos .mbox e .pst não são aceitos.

E os contatos e a agenda?

O webmail importa contatos em vCard (.vcf) e agenda em .ics. Exporte do provedor antigo nesses formatos e importe você mesmo.

  • Contatos: em Contatos, "Importar vCard", ou em Configurações, Contatos, "Importar contatos". O limite é de 5 MB, com aviso de contato duplicado. Do Gmail, exporte em vCard.
  • Agenda: em Calendário, "Mais" (⋮) e "Importar calendário", nas abas "Arquivo" ou "URL". Só .ics, até 10 MB.

O que não vem junto na migração?

Alguns itens precisam ser refeitos ou configurados depois. Os filtros, a assinatura e os contatos em .csv ficam por sua conta, e as pastas compartilhadas e a delegação a equipe configura.

  • Filtros e regras: refaça em Configurações, Filtros.
  • Assinatura: refaça no webmail.
  • Contatos em .csv: exporte como vCard e importe.
  • Pastas compartilhadas e delegação: a equipe Softagon configura.
  • Chat e agenda compartilhada do Google: não vêm junto.

Quanto tempo leva a migração?

Depende do tamanho da caixa. O e-mail novo funciona desde a troca do servidor que recebe as mensagens, e as mensagens antigas aparecem à medida que a importação avança.

Também mudei de endereço. Como avisar quem me escreve?

O encaminhamento e o aviso "mudei de endereço" são configurados no provedor antigo. No webmail da Softagon, ficam em Configurações, Ausência, que tem "Resposta automática" e "Encaminhamento" (com "Encaminhar para" e "Manter na caixa de entrada"), e em Configurações, Filtros.

Como fica o celular e o Outlook depois da migração?

Celular e Outlook passam a usar o aplicativo do webmail, que entra com a sua conta, ou uma senha de aplicativo, se você precisar do Outlook. A senha da conta é nova e sai do convite que chega no seu e-mail pessoal.

Instalar o aplicativo do webmail

Precisa de ajuda com a sua caixa? Fale com o responsável pelo e-mail na sua instituição ou empresa. É ele quem envia convites, libera o acesso da rede e cuida das caixas.

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